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News GestiBase

LSU : Bulletins périodiques et fin de cycle
Nouvelle réforme, Nouveau système, Nouveau, Nouvelle, Nouveau, Nouvelle...

Une chose essentielle : SUIVRE LE GUIDE

Le LSU c'est dès maintenant !


Gestibase en concertation permanente avec ces entités et l'appui de l'UNMFR est HOMOLOGUÉE LSU. Autrement dit, pour transmettre les dossiers des élèves des 3ème, le iMFR est là pour ça !

Qui dit nouveau système, dit saut dans de nouvelles aventures numériques pour les personnels administratifs et pédagogiques. S'il y avait une phrase leitmotiv et la répéter, répéter, répéter comme tout art de l'Education :

;-)) !!! SUIVEZ LE GUIDE et RESPECTEZ LA CONSIGNE !!! ;-))

GestiBase_LSU_2019


LSU - Fregata : Phase 1 - Phase 2 - Phase 3 - Résumé des phases
Gestibase : Phase 4 Bulletins Périodiques

GestiBase : Phase 5 Bilan Fin de Cycle

SUPPORT REACTUALISE REGULIEREMENT :
Académie d'Amiens vidéoLien intranet MFR

N'oubliez pas le vieil adage : Pas de bras, Pas de chocolat... Pas de saisie, Pas de résultat, Pas de LSU
 
>>>> Les saisies doivent être impérativement COMPLETES pour pouvoir effectuer le transfert LSU <<<<
Attention les dates de formation doivent commencer un jour ouvré !

 

Il y a 3 logiciels internet pour aboutir à l'export LSU. Pour la maintenance, des numéros et des mails à votre disposition :

1- STS WEB : Définition des nomenclatures en lien avec la base SIECLE-BEE
Pour les questions de maintenance de la partie STS WEB, retrouvez ici la liste des délégués régionaux des DRAAF (DRTIC) : Liste DRTIC France

2- FREGATA : Ministère l'Agriculture =>  Récupération des numéros d'identification des élèves RNIE
Pour les questions de maintenance FREGATA : 03 80 77 26 64

3- GestiBase iMFR iGestiinfo@gestibase.com

Récupération des nomenclatures du MEN et du MAA, Saisie des compétences, des EPI, des appréciations, des notes

4- UNMFREO : pierre.gosselin@mfr.asso.fr




Concernant les délais pour 2022 : en attente d'informations
Ces dates peuvent varier d'une académie à l'autre à quelques jours près

 
 
 
Facturation (nouvelle partie) - news 18/10/21
Les nouvelles de ce lundi 18 octobre 2021 pour la nouvelle partie facturation.

Bascule des devis en facture


Vous pouvez maintenant basculer vos devis en facture depuis vos contrats financiers pour les parties facturation apprenants et facturation association.




Aide facturation apprentissage et familles - mises à jour


Au niveau des supports PDF (menu point d'interrogation) les aides pour la facturation de l'apprentissage et des familles ont été mises à jour.
Les évolutions récentes ainsi que des données complémentaires notamment sur la création des contrats d'apprentissage ont été apportées.

Navigation facturation apprenant - en cours


Des correctifs ont été apportés sur la navigation apprenant notamment via la barre de recherche apprenant lorsque vous souhaitez accéder à une convention financière. Les correctifs sur le reste de la navigation notamment au niveau des anciens et de convention à plusieurs financeurs sont en cours.

Affichage dossier facturation apprenant


Comme vous avez pu le voir, les lignes de comptes produits remontent au niveau des contrats et conventions financières. Ceci pour vous permettre une meilleure visibilité sur les numéros de vos comptes produits que vous avez défini au niveau du plan comptable et de vos grilles tarifaires.




Transferts comptables : impayés


Un correctif a été apporté pour que les dates des impayés soient prises en compte dans le transfert comptable. Vous les voyiez à la date d'origine de votre mouvement maintenant ils remontent bien à la date effective de l'impayé.



Facturation (nouvelle partie) - en cours de développement
Les derniers développement en cours au 12/10/2021

Les développements en cours pour la nouvelle partie facturation :

  • 1 compte tiers par couple financeur-apprenant : dans la version actuelle de la facturation un compte tiers était définit par financeur. Nous allons revenir au fonctionnement de l'ancienne facturation à savoir 1 compte tiers par couple apprenant-financeur. Cela permettra de différencier au niveau de votre plan comptable plusieurs apprenants pour lesquels il n'y a qu'un seul financeur (frères et soeurs, apprenant en foyer, etc...)
  • Module Suivi de facturation : ce module vous permettra de suivre l'état de toute votre facturation sur iMFR/iGesti (formation intiale, apprentissage et association). Il reprendra l'ensemble de vos contrats, factures, règlements et échéances au sein de l'application.
  • Liaison factures / règlements : cette liaison existe déjà avec les bordereaux de paiement pour toutes les factures liées à l'apprentissage, nous allons étendre cette liaison pour toute la facturation sur iMFR. Cela permettra entre autres de pouvoir générer des factures avec acomptes et solde à régler
  • Facture PROFORMA : une nouvelle impression vous permettra à partir des bordereaux de paiement de générer vos factures type PROFORMA.
  • Transferts comptables : les fichiers d'exports des transferts comptables vont être revus pour être compatibles avec la facturation apprentissage, notamment pour les logiciels SAGE, ISAGRI, ISTEA et EBP.
  • Navigation Facturation apprenant : des ajustements vont être faits pour que la navigation au sein des différents dossiers apprenants soient plus fluide
  • Facturation association : ce menu va être revu pour faciliter la création de vos contrats financiers hors scolaire.
Facturation (nouvelle partie) - news
La nouvelle facturation est en transit !
Bonjour à toutes et à tous,

La nouvelle partie facturation arrive. Sa mise en fonctionnement nécessite obligatoirement la réalisation d'une journée de formation. Nous avons d'ores et déjà commencé à déployer cette nouvelle partie dans certaines régions, pour les autres il faudra encore un peu de patience.

Bonne journée,
L'équipe Gestibase


Facturation (nouvelle partie) - dernières évolutions
Voici les dernières évolutions en date pour la nouvelle partie Facturation

 Lien fiche élève -> Facturation


Vous pouvez maintenant accéder aux contrats financiers / conventions financières de votre apprenant en cliquant sur l'€ jaune de votre fiche élève. 
Si vous voulez aller dans votre fiche élève à partir de votre dossier apprenant il vous suffit de cliquer sur la photo de celui-ci.



Règlements partiels ou avec surplus des bordereaux de paiements OPCO


Dans le menu Facturation / 10. Bordereaux de paiements, vous pouvez maintenant réaliser un règlement partiel ou avec surplus de vos factures OPCO (ou autres financeurs). Pour ceci lors du pointage de vos factures vous avez la possibilité de modifier pour chaque facture le règlement associé à la facture.



Pour les factures avec un règlement partiel vous pourrez les retrouver lorsque vous créerez un nouveau bordereau. Elles apparaitront avec le reste à facturer.
Pour les factures avec un surplus, celui ci sera directement intégré aux règlements de votre dossier de facturation apprenant pour votre convention financière.


Plan comptable : comptes tiers - Filtres et tris


Le tableau des comptes tiers au niveau de votre plan comptable (16. Paramétrages comptables / Comptabilité) a été agrémenté de nombreux filtres pour faciliter la recherche d'information.
Nous avons ajouté dans le filtre de cycle la notion d'"OPCO et autres financeurs" qui vous permettra de retrouver tous les comptes de tiers liés à vos financeurs.
Vous retrouverez aussi dans le filtre des comptes le filtre "Voir comptes saisis".



Un petit symbole en triangle vous indiquera combien d'apprenants sont rattachés au compte tiers.


Le générateur de compte tiers peut prendre également en compte les noms/prénoms de vos apprenants.



Enfin vous retrouverez dans le bouton "Options" :
- Affectation de comptes centralisateurs par lot : permet par une sélection d'affecter d'un seul coup tous vos comptes centralisateurs. Ne pas oublier d'enregistrer pour bien en prendre en compte l'affectation.
- Actualiser les libellés de compte : actualise les libellés de compte selon le format "Nom Prénom apprenant (Nom prénom financeur) - Cycle"



Prélèvements IBAN/BIC - Filtres et tris


De la même manière que les comptes tiers, le menu "Prélèvements/Virements" a aussi été agrémenté de nombreux filtres et tris au niveau de chaque colonne.
Vous pourrez également trier vos IBAN/BIC saisis par "Voir RIB saisis", archiver vos RIB et affecter vos banques par lot (même mécanique que les comptes centralisateurs dans le plan comptable)



La recherche des IBAN/BIC par cycle est dotée de filtres supplémentaires qui vont permettront de visualiser pour les apprenants : anciens / en cours / en recrutement.



Impressions et exports / Personnalisées


Mandat SEPA : vous pouvez retrouver les mandats SEPA pour les impressions Facturation.



Relevés parents - civilités : vous pourrez retrouver les civilités des parents/tuteurs au sein de l'impression "Relevé parents" (menu Impressions et exports / Personnalisées / Facturation)

Liste documents - paramètrage supplémentaire : le paramètre "Afficher l'info transferée en comptabilité" a été ajouté pour vous permettre de lister toutes vos factures qui sont passées par l'export comptable.

 


Transfert Fregata des Apprentis disponible avec iMFR
Vous pouvez désormais transférer vos apprentis sur Fregata avec iMFR !
Le transfert des apprentis est plus simple et légèrement différent que celui de vos apprenants en FI.

Dans le menu Etablissement  / NEW Gestion Fregata il vous faudra paramétrer vos codes et libellés de division. Attention ces codes et libellés doivent être les mêmes que sur Fregata.



Ensuite vous pourrez aller dans le détail de vos classes à l'aide de la loupe et vérifier que le code "Section FI/MEF APP" est bien renseigné. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner vos apprenants et effectuer le transfert via le bouton "Transfert".



Bon transfert !

Si vous avez des difficultés pour ce transfert n'hésitez à laisser un email sur la boîte de maintenance : gestibase@gmail.com

Enquête SIFA - Dernière ligne droite
L'enquête SIFA se clôture - 01/02/2021
L'enquête SIFA arrive à son terme pour cette année. Tous les contrôles de cohérences et les transferts au CFA à partir d'iGesti/iMFR doivent être faits impérativement cette semaine.

Quand vos contrôles de cohérences et transferts sont faits, n'oubliez pas de prévenir l'équipe de Gestibase (gestibase@gmail.com) ou votre contact au CFA régional/départemental pour signaler que vous voulez votre fichier texte à remonter sur la plateforme SIFA.

Toutes les anomalies qui ressortent à la remontée du fichier texte sur la plateforme SIFA doivent être vues avec votre référent académique avant toute chose.

Bonne fin d'enquête à tous.



La signature électronique arrive pour les documents administratifs Gestibase
Les documents administratifs à signer entre Gestibase et ses clients passent par l'application YouSign à partir de janvier 2021 - 08/01/2021 à 16h37
La signature électronique via l'application YouSign a été mise en place chez Gestibase à partir du mois de janvier 2021. Dorénavant lorsque vous aurez des documents à signer, comme l'avenant du contrat de maintenance Gestibase 2021 que vous avez dû recevoir, la signature se fera de manière électronique.

Un email avec un lien vers la plateforme YouSign vous permettra de visualiser l'ensemble des documents à consulter et à signer. En fin de visualisation de ces documents, vous pourrez apposer votre signature. L'authentification pour la signature se fait par envoi d'un code par email ou par téléphone. Enfin un email de finalisation de signature vous sera envoyé et vous pourrez directement télécharger vos documents signés par tous les signataires.

Ces signatures sont conformes eIDAS et adossées à des dossiers de preuves horodatés.
eIDAS : Règlement de l'UE sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l'Union Européenne.

Fini les impressions, fini les scans de documents et à vous la tranquillité. Bonne signature !




GESTIBASE : Certification Qualiopi (Veritas) & Conformité RGPD (Lexagone)
Gestibase est certifiée Qualiopi et le RGPD arrive dans les contrats de maintenance pour Janvier 2021...

Qualiopi  (Bureau Veritas): mission accomplie !

Suite à son audit auprès du Bureau Veritas, Gestibase est depuis le 14 décembre 2020 officiellement certifiée Qualiopi pour toutes ses actions de formations autour de l'utilisation des outils de sa suite logiciel.


Vous trouverez dans le lien suivant le certificat Qualiopi pour Gestibase :

En relation avec le Cabinet Lexagone, la mise en conformité RGPD, ça arrive !

Courant janvier 2021, chaque établissement recevra un avenant à son contrat de maintenance contenant un article spécifique sur le traitement et la protection des données personnelles en conformité au RGPD.

Sur votre outil iGesti/iMFR ainsi que sur le site web Gestibase nous allons également mettre à disposition d'ici fin janvier une politique de confidentialité qui détaillera le traitement et la gestion des données personnelles en conformité au RGPD.
 
 





Enquête apprentissage SIFA - Janvier 2021
Comment va se passer l'enquête SIFA cette année pour les établissements de formation et les CFA départementaux ou régionaux.

News publiée le 09/12/2020 à 13h30

1- Contexte

Tout établissement, quel que soit son type (CFA, OF-CFA, MFR, GRETA…), public ou privé, responsable de former des apprentis, doit répondre à cette enquête. Les établissements agricoles sont également concernés. La remontée SIFA est annuelle. La date d’observation est fixée au 31 décembre de l’année N et l’ouverture de l’application SIFA permettant la collecte est prévue en janvier N+1.
Pour une meilleure gestion de vos enquêtes nous vous conseillons d’avoir finalisé vos contrôles de cohérences sur iGesti/iMFR pour la première semaine de janvier (08/01/21 au plus tard). Cela vous laissera plus de temps pour gérer la remontée de l’enquête sur SIFA.

2- Enquête apprentissage SIFA sur iGesti/iMFR

L’enquête apprentissage SIFA se réalise toujours dans la partie Elèves / Apprentissage FC / Enquête CR/51 effectifs new sur iGesti/iMFR.
 
Le principal changement intervient lors de l’étape 6 - Contrats d’Apprentissage. Lors de cette étape vous devrez indiquer si le contrat d’apprentissage est géré par votre établissement de formation ou par le CFA départemental/régional qui vous gérait jusqu’alors :
• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre établissement : décochez la case CT région
• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre CFA départemental ou régional : laissez la case CT région cochée


Le reste de la procédure pour cette enquête reste strictement la même par rapport aux années précédentes.
Après avoir réalisé votre contrôle de cohérence vous pourrez transférer l’enquête à votre CFA départemental/régional (même s’il ne gère plus de contrat d’apprentis pour vous). Ensuite soit votre CFA départemental/régional soit Gestibase vous transmettra le fichier .txt que vous aurez à remonter sur SIFA.

3- Remontée dans SIFA

Pour la remontée de cette enquête sur la plateforme SIFA vous devriez avoir été contacté par votre académie qui vous a indiqué la procédure à suivre. Si ce n’est pas le cas vous trouverez dans le lien ci-dessous la liste des référents académiques par région pour cette enquête. Nous vous conseillons de les contacter pour vous familiarisez avec leur procédure.

Contacts référents académiques pour l’enquête apprentissage SIFA

La procédure de remontée sur SIFA est de la responsabilité de votre référent académique. Si vous devez faire des corrections après votre remontée sur SIFA vous devrez les contacter en priorité.

4- Les aides Gestibase

De manière générale vous pourrez consulter les aides/tutoriels dans la barre de menu « ? »


Les aides à consulter pour la réalisation de l’enquête 51 sur iGesti/iMFR sont mises à jour et sont les suivantes :
  • 4- Alternances-Stages-Contrats / 2. Tuto : Gestion des apprentis et enquêtes.pdf
  • 4- Alternances-Stages-Contrats / 8. Tuto : Enquête CR et 51.pdf

Enfin si vous avez des blocages dans la réalisation de l’enquête ou besoin d’éclaircissements nous sommes tous les jours de la semaine joignable au service de maintenance :


Nouveau : Bilan périodique LSU disponible
L'édition du bilan périodique LSU est possible, voici la procédure
Après avoir paramétré correctement le LSU, vous pourrez l'éditer par le menu notes --> Paramétrage/export xlm --> étape 3 "Exportation des données xlm"




Cliquez ici pour télécharger l'aide au paramétrage du LSU


Tuto vidéo :




Notes : Appréciations et LSU : Nouvelle formule (magique, bien sûr !)
Suite au modification du système de notations dans le iGesti-iMFR, vous trouverez ci-joint l'aide pour saisir le dossier LSU à transmettre sur le portail ARENA. Nous avons essayé de simplifier les procédures et renforcer les contrôles avant l'export

Suite aux différentes remarques et suggestions des utilisateurs, Gestibase a développé une nouvelle interface pour la réalisation du LSU et son exportation vers ARENA LSU.

Vous trouverez ici l'aide pour la saisie des appréciations et du dossier LSU :

LSU, ça bouge !
Le fonctionnement du LSU pour l'année scolaire 20-21 évolue. Normalement de bonnes nouvelles devraient arriver d'ici peu...

  • La DGER a confirmé que le LSU n'était obligatoire que pour les élèves de 3e dans l'objectif de la validation du DNB. Il n'y a toujours pas d'obligation pour les MFR de transmettre le LSU des élèves de 4e. Cependant la complétion et la transmission des LSU pour les formations 4e, sont une valeur-ajoutée à porter aux dossiers des élèves pour leur poursuite de parcours. 

  • Gestibase à mis à jour son outil de gestion des notes et des compétences dans iMFR. Sur la base d'un référentiel de compétences directement intégré dans iMFR il est maintenant possible d'attribuer des compétences à une évaluation. Cette attribution de compétences pour chacune des évaluations, même si elle n‘est pas obligatoire, devrait faciliter la complétion des bilans périodiques mais surtout du bilan de fin de cycle via le cahier de compétences. Pour plus d'informations : https://www.gestibase.info/page-21-infos-pratiques--news-gestibase.html

Mise à jour d'un référentiel (Aide)
Certains référentiels (4è-3è notamment) ont été mis à jour. Vous trouverez ici la procédure pour effectuer cette mise à jour. ATTENTION, les évaluations de compétence des contrôles précédents devront être eux aussi remis à jour...

Suite à vos remarques, certains référentiels ont été mis à jour. Nous mettons en ligne le nouveau référentiel. Par contre, vous devez de votre côté valider ce référentiel d'autant plus si vous avez déjà saisi des évaluations de compétence.


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