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News GestiBase

Facturation nouvelle partie - Certificat de réalisation
Le certificat de réalisation est disponible dans les impressions de Facturation
Le pré requis pour cette impression est d'avoir créé vos conventions financières avec la bonne saisie des dates de début et fin sur chaque ligne de convention liées à vos NPEC-Formation.
Ensuite il vous faudra sélectionner la ligne de convention financière pour laquelle vous souhaitez imprimer votre certificat de réalisation.





Facturation (nouvelle partie) - news 18/01/22
Voici les dernières news concernant la nouvelle partie facturation

Tableaux suivi facturation : impressions et correctifs


Des correctifs ont été apportés au niveau des tableaux de suivi facturation (menu 23. Suivi Facturation), notamment au niveau des suivis conventions avec les différents calculs des soldes. Vous avez également la possibilité de sortir sous format excel l'ensemble de ces tableaux dans le menu Editions / Personnalisées avec l'impression "Suivi facturation"



Bordereaux de paiement : liaisons Factures/Avoirs


Vous pouvez désormais lier ou détacher des avoirs de vos factures dans les bordereaux de paiement. Pour chaque facture dans votre bordereau vous aurez une petite flèche qui vont indiquera :
- un avoir lié à la facture avec un bouton pour le détacher
- la possibilité de lier un avoir à cette facture





Cette option de liaison et détachement des avoirs sera bientôt étendue à l'ensemble des factures dans iMFR/iGesti via les dossiers de facturation (apprenant, association)

Impressions iPDF - Factures Apprentissage : paramètre certificat de réalisation


Au niveau des paramètres de l'impression iPDF Factures Apprentissage vous avez désormais à votre disposition un paramètre pour que votre facture fasse office de certificat de réalisation (conforme au Vade-mecum CFA).







L'impression du certificat de réalisation est en train d'être retravailler et sera disponible prochainement. Les explications sur cette impression se retrouveront dans la prochaine news sur la facturation.

Evolutions en cours


  • Liaison factures/avoirs généralisée
  • Certificat de réalisation nouvelle version
  • Intégration des rationnaires pour les conventions financières
  • Relances
  • Frais d'inscription
  • Gestion du multi-pages pour les impressions
SIFA - Extraction fichier depuis iMFR/iGesti
Extraction fichier depuis iMFR/iGesti : contrats MFR et contrats stocks
Le fichier texte pour l'enquête SIFA peut être exporté directement depuis iMFR/iGesti au niveau du menu "Enquête CR/51 effectifs new" / 10. Effectifs pour l'enquête du 31 décembre 2021.
Ce fichier contiendra tous les contrats MFR et les contrats stocks pour votre établissement (directive Union pour le réseau des MFR).

Pour rappel, pensez à bien refaire un contrôle de cohérence à l'étape 9 pour avoir le fichier à jour avec les dernières données.

Le bouton "EXPORT SIFA" vous permettra de sortir le fichier au format texte pour le remonter sur la plateforme SIFA (avec une option de sortie sous format csv).


Facturation (nouvelle partie) - news 20/12/21
Les nouvelles de ce lundi 20 décembre 2021 pour la nouvelle partie facturation.
Plusieurs nouveautés sont disponibles pour la nouvelle partie facturation, cette news sera détaillée dans les prochains jours, à l'aide d'images extraites de l'application, mais vous pouvez d'ores et déjà commencer à les utiliser.

Liste documents - clôture à date des factures issues de conventions financières (APP)


Dans le menu Editions / Personnalisées/  Liste documents, des paramétrages supplémentaires ont été ajoutés pour vous permettre de récupérer les factures pour un exercice choisi.
Pour chaque facture de conventions financières vous pourrez ainsi récupérer les montants pour l'exercice en cours et les produits constatés d'avance et/ou antérieurs.

Liaison règlements/factures : acomptes sur factures disponibles


Vous pouvez maintenant lier dans tous vos contrats financiers et conventions financières vos règlements à vos factures (et vice-versa).

Des informations supplémentaires ont été ajoutées au niveau du menu Factures/Avoirs de chaque contrat financier/convention financière. Les boutons d'options des factures ont également été revus.





Sur une facture vous pouvez ajouter un règlement et/ou rattacher un règlement déjà existant dans le menu Règlements. Vous pouvez également lier un règlement à une ou plusieurs factures.






Des informations supplémentaires ont aussi été rajoutées sur le tableau de règlements pour connaître les montants liés ou non liés à des factures.



Au sein des impressions de vos factures vous pourrez ainsi faire apparaitre les règlements liés aux factures, donc vos acomptes, grâce à des paramètres supplémentaires. N'hésitez donc pas à faire un tour dans les paramétrages de vos factures !



Evolutions en cours


  • Gestion du multi-pages pour les impressions
  • Impression sous format excel des tableaux de suivis facturation
  • Intégration des rationnaires pour les conventions financières
  • Relances
  • Frais d'inscription
Enquête apprentissage SIFA - Janvier 2022
Consignes pour les remontées SIFA de Janvier 2022

Les contrôles de cohérence peuvent démarrer dès à présent pour l'enquête SIFA 2022. Cependant nous commencerons à vous transmettre les fichiers textes à remonter dans SIFA qu'à partir du 1er janvier 2022.
Pour être sûr d'avoir vos données à jour n'oubliez pas de refaire un contrôle de cohérence avant d'extraire votre fichier SIFA

Vous trouverez ci dessous les informations et consignes générales pour l'enquête.

1- Contexte

Tout établissement, quel que soit son type (CFA, OF-CFA, MFR, GRETA…), public ou privé, responsable de former des apprentis, doit répondre à cette enquête. Les établissements agricoles sont également concernés. La remontée SIFA est annuelle. La date d’observation est fixée au 31 décembre de l’année N et l’ouverture de l’application SIFA permettant la collecte est prévue en janvier N+1.
Pour une meilleure gestion de vos enquêtes nous vous conseillons d’avoir finalisé vos contrôles de cohérences sur iGesti/iMFR pour la première semaine de janvier. Cela vous laissera plus de temps pour gérer la remontée de l’enquête sur SIFA.

2- Enquête apprentissage SIFA sur iGesti/iMFR

L’enquête apprentissage SIFA se réalise toujours dans la partie Elèves / Apprentissage FC / Enquête CR/51 effectifs new sur iGesti/iMFR.
 
Le principal changement intervient lors de l’étape 6 - Contrats d’Apprentissage. Lors de cette étape vous devrez indiquer si le contrat d’apprentissage est géré par votre établissement de formation ou par le CFA départemental/régional qui vous gérait jusqu’alors :
• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre établissement : décochez la case CT région
• Si le contrat d’apprentissage est géré par votre CFA départemental ou régional (contrat stock) : laissez la case CT région cochée


Le reste de la procédure pour cette enquête reste strictement la même par rapport aux années précédentes.
Après avoir réalisé votre contrôle de cohérence vous pourrez transférer l’enquête à votre CFA départemental/régional (même s’il ne gère plus de contrat d’apprentis pour vous). Ensuite soit votre CFA départemental/régional soit Gestibase vous transmettra le fichier .txt que vous aurez à remonter sur SIFA.

3- Remontée dans SIFA

Pour la remontée de cette enquête sur la plateforme SIFA vous devriez avoir été contacté par votre académie qui vous a indiqué la procédure à suivre. Si ce n’est pas le cas vous trouverez dans le lien ci-dessous la liste des référents académiques par région pour cette enquête. Nous vous conseillons de les contacter pour vous familiarisez avec leur procédure.

Contacts référents académiques pour l’enquête apprentissage SIFA

La procédure de remontée sur SIFA est de la responsabilité de votre référent académique. Si vous devez faire des corrections après votre remontée sur SIFA vous devrez les contacter en priorité.

4- Les aides Gestibase

De manière générale vous pourrez consulter les aides/tutoriels dans la barre de menu « ? »


Les aides à consulter pour la réalisation de l’enquête 51 sur iGesti/iMFR sont mises à jour et sont les suivantes :
  • 4- Alternances-Stages-Contrats / 2. Tuto : Gestion des apprentis et enquêtes.pdf
  • 4- Alternances-Stages-Contrats / 8. Tuto : Enquête CR et 51.pdf

Enfin si vous avez des blocages dans la réalisation de l’enquête ou besoin d’éclaircissements nous sommes tous les jours de la semaine joignable au service de maintenance :


Remontée Apprentis sur Fregata - Obligatoire pour le 15 novembre 2021
La remontée des apprentis sur Fregata est obligatoire dès cette année.
La DGER dans une note de service du 22/10/21, demande à remonter obligatoirement tous les apprentis sur Fregata dès cette année.
La première remontée doit être faite avant le 15 novembre 2021, la deuxième sera pour le 14 janvier 2022.

Cette remontée ne concerne pour l'instant que les diplômes qui dépendent du ministère de l'agriculture.

Vous retrouverez les informations sur le transferts des apprentis sur Fregata au sein d'iMFR ici

LSU : Bulletins périodiques et fin de cycle
Nouvelle réforme, Nouveau système, Nouveau, Nouvelle, Nouveau, Nouvelle...

Une chose essentielle : SUIVRE LE GUIDE

Le LSU c'est dès maintenant !


Gestibase en concertation permanente avec ces entités et l'appui de l'UNMFR est HOMOLOGUÉE LSU. Autrement dit, pour transmettre les dossiers des élèves des 3ème, le iMFR est là pour ça !

Qui dit nouveau système, dit saut dans de nouvelles aventures numériques pour les personnels administratifs et pédagogiques. S'il y avait une phrase leitmotiv et la répéter, répéter, répéter comme tout art de l'Education :

;-)) !!! SUIVEZ LE GUIDE et RESPECTEZ LA CONSIGNE !!! ;-))

GestiBase_LSU_2019


LSU - Fregata : Phase 1 - Phase 2 - Phase 3 - Résumé des phases
Gestibase : Phase 4 Bulletins Périodiques

GestiBase : Phase 5 Bilan Fin de Cycle

SUPPORT REACTUALISE REGULIEREMENT :
Académie d'Amiens vidéoLien intranet MFR

N'oubliez pas le vieil adage : Pas de bras, Pas de chocolat... Pas de saisie, Pas de résultat, Pas de LSU
 
>>>> Les saisies doivent être impérativement COMPLETES pour pouvoir effectuer le transfert LSU <<<<
Attention les dates de formation doivent commencer un jour ouvré !

 

Il y a 3 logiciels internet pour aboutir à l'export LSU. Pour la maintenance, des numéros et des mails à votre disposition :

1- STS WEB : Définition des nomenclatures en lien avec la base SIECLE-BEE
Pour les questions de maintenance de la partie STS WEB, retrouvez ici la liste des délégués régionaux des DRAAF (DRTIC) : Liste DRTIC France

2- FREGATA : Ministère l'Agriculture =>  Récupération des numéros d'identification des élèves RNIE
Pour les questions de maintenance FREGATA : 03 80 77 26 64

3- GestiBase iMFR iGestiinfo@gestibase.com

Récupération des nomenclatures du MEN et du MAA, Saisie des compétences, des EPI, des appréciations, des notes

4- UNMFREO : pierre.gosselin@mfr.asso.fr




Concernant les délais pour 2022 : en attente d'informations
Ces dates peuvent varier d'une académie à l'autre à quelques jours près

 
 
 
Facturation (nouvelle partie) - news
La nouvelle facturation est en transit !
Bonjour à toutes et à tous,

La nouvelle partie facturation arrive. Sa mise en fonctionnement nécessite obligatoirement la réalisation d'une journée de formation. Nous avons d'ores et déjà commencé à déployer cette nouvelle partie dans certaines régions, pour les autres il faudra encore un peu de patience.

Bonne journée,
L'équipe Gestibase


Facturation (nouvelle partie) - dernières évolutions
Voici les dernières évolutions en date pour la nouvelle partie Facturation

 Lien fiche élève -> Facturation


Vous pouvez maintenant accéder aux contrats financiers / conventions financières de votre apprenant en cliquant sur l'€ jaune de votre fiche élève. 
Si vous voulez aller dans votre fiche élève à partir de votre dossier apprenant il vous suffit de cliquer sur la photo de celui-ci.




Règlements partiels ou avec surplus des bordereaux de paiements OPCO


Dans le menu Facturation / 10. Bordereaux de paiements, vous pouvez maintenant réaliser un règlement partiel ou avec surplus de vos factures OPCO (ou autres financeurs). Pour ceci lors du pointage de vos factures vous avez la possibilité de modifier pour chaque facture le règlement associé à la facture.




Pour les factures avec un règlement partiel vous pourrez les retrouver lorsque vous créerez un nouveau bordereau. Elles apparaitront avec le reste à facturer.
Pour les factures avec un surplus, celui ci sera directement intégré aux règlements de votre dossier de facturation apprenant pour votre convention financière.


Plan comptable : comptes tiers - Filtres et tris


Le tableau des comptes tiers au niveau de votre plan comptable (16. Paramétrages comptables / Comptabilité) a été agrémenté de nombreux filtres pour faciliter la recherche d'information.
Nous avons ajouté dans le filtre de cycle la notion d'"OPCO et autres financeurs" qui vous permettra de retrouver tous les comptes de tiers liés à vos financeurs.
Vous retrouverez aussi dans le filtre des comptes le filtre "Voir comptes saisis".




Un petit symbole en triangle vous indiquera combien d'apprenants sont rattachés au compte tiers.


Le générateur de compte tiers peut prendre également en compte les noms/prénoms de vos apprenants.



Enfin vous retrouverez dans le bouton "Options" :
- Affectation de comptes centralisateurs par lot : permet par une sélection d'affecter d'un seul coup tous vos comptes centralisateurs. Ne pas oublier d'enregistrer pour bien en prendre en compte l'affectation.
- Actualiser les libellés de compte : actualise les libellés de compte selon le format "Nom Prénom apprenant (Nom prénom financeur) - Cycle"



Prélèvements IBAN/BIC - Filtres et tris


De la même manière que les comptes tiers, le menu "Prélèvements/Virements" a aussi été agrémenté de nombreux filtres et tris au niveau de chaque colonne.
Vous pourrez également trier vos IBAN/BIC saisis par "Voir RIB saisis", archiver vos RIB et affecter vos banques par lot (même mécanique que les comptes centralisateurs dans le plan comptable)




La recherche des IBAN/BIC par cycle est dotée de filtres supplémentaires qui vont permettront de visualiser pour les apprenants : anciens / en cours / en recrutement.




Impressions et exports / Personnalisées


Mandat SEPA : vous pouvez retrouver les mandats SEPA pour les impressions Facturation.



Relevés parents - civilités : vous pourrez retrouver les civilités des parents/tuteurs au sein de l'impression "Relevé parents" (menu Impressions et exports / Personnalisées / Facturation)

Liste documents - paramètrage supplémentaire : le paramètre "Afficher l'info transferée en comptabilité" a été ajouté pour vous permettre de lister toutes vos factures qui sont passées par l'export comptable.

 


Transfert Fregata des Apprentis disponible avec iMFR
Vous pouvez désormais transférer vos apprentis sur Fregata avec iMFR !
Le transfert des apprentis est plus simple et légèrement différent que celui de vos apprenants en FI.

Dans le menu Etablissement  / NEW Gestion Fregata il vous faudra paramétrer vos codes et libellés de division. Attention ces codes et libellés doivent être les mêmes que sur Fregata.



Ensuite vous pourrez aller dans le détail de vos classes à l'aide de la loupe et vérifier que le code "Section FI/MEF APP" est bien renseigné. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner vos apprenants et effectuer le transfert via le bouton "Transfert".



Bon transfert !

Si vous avez des difficultés pour ce transfert n'hésitez à laisser un email sur la boîte de maintenance : gestibase@gmail.com

Nouveau : Bilan périodique LSU disponible
L'édition du bilan périodique LSU est possible, voici la procédure
Après avoir paramétré correctement le LSU, vous pourrez l'éditer par le menu notes --> Paramétrage/export xlm --> étape 3 "Exportation des données xlm"




Cliquez ici pour télécharger l'aide au paramétrage du LSU


Tuto vidéo :




Notes : Appréciations et LSU : Nouvelle formule (magique, bien sûr !)
Suite au modification du système de notations dans le iGesti-iMFR, vous trouverez ci-joint l'aide pour saisir le dossier LSU à transmettre sur le portail ARENA. Nous avons essayé de simplifier les procédures et renforcer les contrôles avant l'export

Suite aux différentes remarques et suggestions des utilisateurs, Gestibase a développé une nouvelle interface pour la réalisation du LSU et son exportation vers ARENA LSU.

Vous trouverez ici l'aide pour la saisie des appréciations et du dossier LSU :

Mise à jour d'un référentiel (Aide)
Certains référentiels (4è-3è notamment) ont été mis à jour. Vous trouverez ici la procédure pour effectuer cette mise à jour. ATTENTION, les évaluations de compétence des contrôles précédents devront être eux aussi remis à jour...

Suite à vos remarques, certains référentiels ont été mis à jour. Nous mettons en ligne le nouveau référentiel. Par contre, vous devez de votre côté valider ce référentiel d'autant plus si vous avez déjà saisi des évaluations de compétence.


Gestibase MAJ Référentiel